איך לבחור מפיק אירועים מקצועי?

להשכיר מפיק אירועים לא צריכה להיות משימה מסובכת. עליכם למצוא מפיק אירועים שיתאים לצרכים שלכם ולבחור בקפידה לפני שאתם מתחייבים למפיק. ראשית, עליכם לדעת בדיוק מה אתם מבקשים מהמפיק אירועים שלכם לעשות. עליכם לקבוע מטרה לפני שאתם מתחילים בחיפושים, עליכם להבין את מטרת האירוע, תקציב האירוע העומד לרשותכם, והסיבה להשכרת מפיק. אתם רוצים להיות מסוגלים […]

להשכיר מפיק אירועים לא צריכה להיות משימה מסובכת.

עליכם למצוא מפיק אירועים שיתאים לצרכים שלכם ולבחור בקפידה לפני שאתם מתחייבים למפיק.

ראשית, עליכם לדעת בדיוק מה אתם מבקשים מהמפיק אירועים שלכם לעשות.

איך לבחור מפיק אירועים מקצועי

עליכם לקבוע מטרה

לפני שאתם מתחילים בחיפושים, עליכם להבין את מטרת האירוע, תקציב האירוע העומד לרשותכם, והסיבה להשכרת מפיק.

אתם רוצים להיות מסוגלים להעביר את המסר הרחב של האירוע ואת המטרות החשובות שלו. ברגע שהגדרתם את המטרות, מספר רעיונות יעלו לגבי הנושא והמסר של האירוע.

כעת, תרצו לקבוע את התקציב עבור מארגן אירועים ומה מצופה ממנו לעשות.

מפיק אירועים יכול לבחור אולם אירועים, אוכל מומלץ ואפשרויות שתייה, המלצות לדוברים ואטרקציות לאירוע, להיות נוכח באירוע ביום ההפקה, וליצור את ההזמנות.

אם אתם לא יכולים להתמודד לבד עם כל הנ"ל, עליכם להתחיל לחפש מפיק אירועים מקצועי.

מצאו את מפיק האירועים שלכם

לא משנה סוג האירוע שלכם, בין אם זה אירוע חברה, אירוע עסקי או חתונה.

החוקים להשכרת שירותיו של מפיק אירועים או קייטרינג חלים גם כאן: אתם רוצים מישהו שיש לו ניסיון בהפקת אירוע מהסוג שלכם.

פה לאוזן היא דרך אחת למצוא מפיק אירועים, בין אם זה הפקת אירוע יוקרתי, הפקת אירוע עסקי, הפקת בר מצווה או כל סוג אחר של אירוע. אך זו לא תמיד הדרך היעילה ביותר.

אם אתם מנסים למצוא את מפיק האירועים הטוב ביותר עבורכם, חפשו חברת אירועים בעלת ניסיון ומוניטין חזק בקהילת מפיקי אירועים.

מוניטין חזק תהיה אינדיקציה טובה יותר מאשר המלצות מחברים.

כאן בפלאנרז אינדקס ספקי אירועים תוכלו למצוא מגוון של מפיקים בעלי ניסיון ומוניטין.

ראיינו מועמדים

רוב מפיקי אירועים בתחום של תכנון אירועים יהיו נלהבים לשמוע על האירוע שלכם. תחילה, תנו להם תקציר ותתמקדו על הניסיון המקצועי שלהם בראיונות.

צמצמו את הרשימה שלכם לשלושה מועמדים חזקים.

בשלב זה תשאלו כל מועמד או חברת הפקות לגבי העסק שלהם, ניסיונם באירועים קודמים, ואיך הם נערכים למקרים לא צפויים.

מארגן אירועים טוב יסביר על המטרות הכלליות של האירוע לפרטי פרטים, לוחות זמנים, תקציב, מספר אורחים, העדפות אישיות וגם ישאל שאלות עליכם.

מפיק אירועים אשר ירצה לדעת כמה שיותר על מטרותיכם ועל האירוע, הוא זה שיבדיל את עצמו מהשאר.

השלב האחרון יהיה לבדוק את ההמלצות על המועמד שלכם. צרו קשר עם לקוחות קודמים ותוודאו שלא היו אירועים כושלים בעבר.

תעשו את הבחירה שלכם

עכשיו זה הזמן לצמצם את הבחירה שלכם למפיק אחד.

לאחר שהגעתם להחלטה ושכרתם מפיק אירועים, המפיק יוכל לחלוק איתכם תכנית מפורטת בשביל האירוע שלכם. זה הזמן לזרוק רעיונות יצירתיים לאירועים ולבטל רעיונות שלא יעבדו.

תקבעו את התקציב שלכם

הרבה אנשים שמארגנים אירועים בפעם הראשונה רוצים אירוע נוצץ ושמפניות.

מארגן אירועים מקצועי יוכל לנצל היטב את התקציב שלכם אבל ייתכן שיהיה חייב להוריד קצת את החזון שלכם, אם החזון שאפתני מדי.

עליכם לעבוד יחד כדי להגיע לתקציב ריאלי. ואל תשכחו לגלות את העלויות שמפיק אירועים גובה, ואיך הם מגוללים בתקציב. עלויות מפיק משתנות ומגוונות.

בשלב מאוחר יותר תצטרכו לספק הפקדות ופרטים למפיק אירועים כמו כן גם לאולם אירועים, או גן אירועים שהמפיק יוכל להציע.

לבחור מפיק אירועים מקצועי

מעקב

רוב הדברים שמשתבשים בתחום הפקות אירועים קורים בגלל חוסר במעקב לאורך התהליך.

תכנון אירועים דורש תיאום ולוגיסטיקה אפקטיביים. במילים אחרות, תהיו בשליטה מלאה על הפרוייקט ואל תגרמו למפיק אירועים שלכם לקבל החלטות גדולות בלי נקודת המבט שלכם.

אם הכל יילך כשורה, תהליך הפקת האירוע שלכם יעבור בלי בעיה ותוכלו להוסיף למאגר שלכם מפיק אירועים מקצועי לצרכים עתידיים.

אם התהליך משתבש לפני היום הגדול, התערבו ותעבדו כדי לשפר את המצב. אי הבנות ניתן לפתור ובעיות בלתי צפויות ניתן לתקן.

אבל תמיד כדאי להיות מוכנים, למקרה של כישלון מוחלט, לפטר את המפיק שלכם וללכת למפיק אחר.

בעזרת הדגשים שהצגנו בפניכם תוכלו לבחור מפיק אירועים מקצועי לאירוע שלכם.

לחצו כאן לצפייה בקטגוריית מפיקים לאירועים